Flujograma de procesos 🔀 Definiciones y ejemplos de industrias

El flujograma es una representación gráfica de la secuencia de los pasos o actividades de uno o varios procesos operativos. En esta se incluyen todos los tipos de actividades, incluyendo inspecciones y retrabajos.

Esta herramienta también es conocida como flujograma de procesos, diagrama de flujo de proceso, o simplemente diagrama de flujo. Es sumamente utilizada tanto en la gestión de operaciones, como en gestión de la calidad y también para comprender la cadena de suministros.

Por medio de esta herramienta es posible ver en qué consiste el proceso operativo en sí, y cómo se relacionan las diferentes actividades. Asimismo, es de utilidad para analizar y mejorar el proceso en cualquiera de sus dimensiones operativas.
El primer tipo de diagrama de flujo de proceso se debe a Frederick W. Taylor, quien propuso una serie de parámetros de análisis que luego fueron retomados por los esposos Gilbreth y adoptados de manera universal. La técnica de descomposición y diagramación consiste, pues, en desarrollar paso a paso el proceso.
A continuación se muestra un ejemplo sencillo de un flujograma de procesos. En este diagrama de flujo se observan los dos símbolos más usados para su construcción. Por un lado, el rectángulo que significa una actividad o tarea del proceso. Y por el otro, el rombo que distingue los puntos de verificación o decisión. En este caso, la respuesta a la pregunta determina el camino a seguir del flujograma de proceso.

Principales ventajas de utilizar flujogramas para analizar las operaciones.

Un flujograma es como una potente representación visual que desactiva la complejidad de los procesos empresariales, ofreciendo una ventana clara hacia la secuencia de etapas que los componen. Lo más destacado de esta herramienta es su accesibilidad, ya que brinda la posibilidad de comprender a fondo los entresijos de un proceso sin depender de un lenguaje técnico o especializado.

Al adentrarnos en sus detalles, el flujograma revela las frecuencias y las relaciones intrínsecas entre las distintas etapas, así como los departamentos que convergen en el flujo del proceso. Este mapa visual no solo facilita la explicación del proceso en sí, sino que también se convierte en una plataforma abierta a diversas intervenciones de las áreas clave de la organización.

No se limita a ser un mero observador; el flujograma se revela como un aliado esencial en la identificación de problemas potenciales. Desde desconexiones en las entradas y salidas hasta anomalías en los flujos y ejecuciones, esta herramienta proporciona una visión detallada que sirve como punto de partida para la resolución de problemas.

Además, el flujograma se convierte en un detector eficaz de aquellos elementos que pueden incidir en el rendimiento del proceso. Desde actividades que restan valor hasta posibles puntos de recopilación de datos, esta herramienta se revela como una brújula precisa para mejorar la eficiencia operativa.

En última instancia, el flujograma no solo detecta y señala problemas, sino que también se erige como una herramienta proactiva para mantener y estandarizar los procesos. Al proporcionar una visión clara y estructurada, contribuye a la optimización continua, permitiendo a las organizaciones adaptarse y evolucionar en un entorno empresarial dinámico.

Los principales componentes de un flujograma

Los diagramas de flujo tienen una serie de símbolos que permiten su construcción, de forma general los podemos resumirlos de esta manera:

Flecha: indica el sentido y trayectoria del proceso de información o tarea.

Rectángulo: se usa para representar un evento o proceso determinado. Este es controlado dentro del diagrama de flujo en que se encuentra. Es el símbolo más comúnmente utilizado. Se usa para representar un evento que ocurre en forma automática y del cual por lo general se sigue una secuencia determinada.

Rombo: se utiliza para representar una condición. Normalmente, el flujo de información entra por arriba y sale, por un lado, si la condición se cumple. También puede ocurrir que sale por el lado opuesto si la condición no se cumple. El rombo además especifica que hay una bifurcación.

Círculo: representa un punto de conexión entre procesos. Se utiliza cuando es necesario dividir un diagrama de flujo en varias partes; por ejemplo, por razones de espacio o simplicidad. Debe darse en su interior una referencia para distinguirlo de otros. La mayoría de las veces se utilizan números en los mismos.

Componentes realización de un flujograma de proceso operativo.

Si bien en el punto anterior detallamos los componentes básicos, a continuación se detallan aquellos necesarios para realizar un diagrama de flujo de un proceso operativos. Por ejemplo, para la fabricación de un producto como para la prestación de un servicio.

Si bien esta definición es bastante específico para las operaciones, esto no quiere decir que sean los únicos. Existen varios otros tipos de símbolos que se utiliza en casos especiales y con otros tipos de objetivos. Como en la industria del proceso continuo incluir válvulas, bombas, turbinas. O también en los procesos de TI, incluir tipos de usuarios, interfaces, bases de dato.

Descripción de los principales símbolos de componentes de un flujograma de proceso operativo.

Inspección: se hace una inspección cuando un objeto es examinado para fines de
identificación o para comprobar la cantidad o calidad de cualquiera de sus propiedades.

Transporte: cuando un objeto es llevado de un lugar a otro, salvo cuando el traslado es parte de la operación.

Demora: hay demora con relación a un objeto cuando las condiciones (salvo las que modifiquen intencionalmente las características físicas o químicas del objeto) no permitan o requieran la ejecución de la acción siguiente prevista. La demora también se denomina almacenamiento temporal.

Operación: hay una operación cuando se modifica de manera intencionada cualquiera de las características físicas o químicas de un objeto.

Ejemplo de flujograma aplicado en la industria

Fuente de la imagen: Celina Alvear Sevilla. Calidad total II México: Limusa, 1998. Adaptación de Óscar Galindo y Andrés Villegas Cortés.

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Cómo hacer un flujograma de proceso operativo en 7 pasos

Para hacer un diagrama de flujo de procesos operativos es recomendable seguir de manera metodológica los siguientes 7 pasos:

Paso 1: Definir el objetivo del flujograma

En el inicio de la creación de un flujograma, el primer paso es la definición clara del objetivo que se persigue con la construcción de este diagrama de flujo. Este paso, que debe ser plasmado de manera escrita, sirve como piedra angular para delinear el proceso que se representará y determinar el nivel de detalle necesario.

La importancia de este proceso inicial radica en su capacidad para proporcionar dirección y propósito al proyecto del flujograma. Identificar el objetivo específico ayuda a enfocar los esfuerzos hacia la obtención de información relevante y asegura que el resultado final sea efectivo en la consecución de metas específicas.

Existen diversas razones que impulsan la creación de flujogramas de procesos, y estas motivaciones desempeñan un papel crucial en la determinación del objetivo. Algunas razones típicas incluyen la necesidad de documentar exhaustivamente un proceso, obtener una visión general del funcionamiento en el sistema productivo o recopilar información condensada para abordar problemas de calidad o productividad.

El grado de especificidad del objetivo impacta directamente en el nivel de detalle requerido en el flujograma. Por ejemplo, cuando el propósito es comprender a fondo el proceso y eliminar ineficiencias, es común emplear clasificaciones detalladas de acciones o actividades, como se evidencia en un cursograma analítico. En resumen, la claridad en el objetivo marca el rumbo del proyecto, asegurando que el flujograma sea una herramienta efectiva y orientada a resultados.

Paso 2: Delimitar el proceso bajo estudio en el diagrama de flujo.

Tal como remarcamos en nuestro artículo de procesos operativos, un proceso es parte de un sistema. En consecuencia, una tarea importante a la hora de armar un flujograma es delimitar las etapas o pasos fundamentales. Para esto será necesario expresar por escrito cuál es el proceso, dónde inicia, dónde termina y las grandes variantes que se incluirán en el flujograma.

Por ejemplo, supongamos que se quiere analizar el proceso de aprobación de órdenes de compra en una empresa. El objetivo principal es reducir el tiempo de ciclo de este proceso. En la delimitación será necesario establecer en qué momento y cómo ingresa una orden de compra para ser aprobada. También cuándo se considera que está aprobada. Otras variantes que se pueden incluir pueden ser datos como el monto de la orden y el tipo de proveedores.

Paso 3: Hacer un esquema general del flujo del proceso.

La confección de un esquema general del flujo del proceso, como parte integral del desarrollo de un flujograma, constituye un paso crucial para capturar la esencia y la dinámica de las operaciones. Para llevar a cabo esta actividad de manera efectiva, es imperativo identificar las etapas o grupos de acción más relevantes que componen el proceso bajo estudio, así como la secuencia precisa en la que se desarrollan.

En esta fase, el acceso a documentos actuales del proceso, si están disponibles, proporciona una perspectiva estructurada y teórica de las etapas planificadas. Sin embargo, para obtener una visión completa y precisa, es esencial complementar esta revisión documental con una inmersión práctica en el terreno. La realidad operativa puede desviarse en ocasiones de lo que está documentado, y la observación directa ofrece una perspectiva invaluable.

La visita al lugar de acción, verificando y palpando cada fase del proceso, permite captar detalles que podrían pasar desapercibidos en la documentación formal. Esta experiencia en el terreno no solo valida la información obtenida de los documentos, sino que también revela matices y realidades operativas cruciales para el diseño del esquema general del flujo.

Al integrar datos teóricos y observaciones prácticas, se construye un esquema general que refleja con precisión la secuencia de actividades y eventos en el proceso. Este paso sienta las bases para un flujograma efectivo, proporcionando la estructura necesaria para representar visualmente la dinámica del proceso de manera coherente y comprensible. Además, establece una plataforma sólida para los siguientes pasos en la creación del flujograma, allanando el camino para una representación gráfica detallada y funcional del proceso en cuestión.

Paso 4: Profundizar en el nivel de detalle requerido.

Una vez establecido el esquema general del flujo del proceso, el paso siguiente es adentrarse en el nivel de detalle necesario para cumplir con los objetivos definidos en el Paso 1. Este paso crítico implica la descomposición de cada etapa principal del flujograma, asegurando la inclusión de todos los elementos relevantes para comprender y representar adecuadamente las actividades que conforman cada fase.

La profundización en el nivel de detalle es esencial para la precisión y utilidad del flujograma. Para llevar a cabo esta tarea, es fundamental referirse a la finalidad específica del diagrama de flujo, una definición que debe ser obligatoriamente establecida en el Paso 1. Dependiendo de esta finalidad, el nivel de detalle requerido puede variar significativamente.

Si el propósito del flujograma es proporcionar una visión general del proceso, el detalle podría centrarse en las acciones principales sin adentrarse demasiado en subprocesos o pasos internos. Por otro lado, si la finalidad es identificar ineficiencias o problemas específicos, se debe profundizar hasta el nivel necesario para abordar y resolver dichos problemas.

La clave radica en encontrar el equilibrio adecuado, evitando la sobreabundancia de detalles que puedan dificultar la comprensión general o, por el contrario, la falta de información que pueda dejar lagunas críticas. Este paso de profundización no solo garantiza la coherencia interna del flujograma, sino que también facilita la comunicación efectiva de los procesos, permitiendo que diferentes áreas de la organización interpreten y utilicen el diagrama de manera óptima.

Paso 5: Resaltar los puntos de decisión o bifurcación.

En el quinto paso del proceso de creación de un flujograma, la atención se centra en resaltar los puntos de decisión o bifurcación en el flujo del proceso. Estos puntos críticos representan momentos clave donde las acciones adoptan diferentes caminos o direcciones, influyendo significativamente en la secuencia general del proceso.

La identificación y resaltado de estos puntos de decisión son esenciales para comprender las ramificaciones y opciones disponibles en cada etapa del flujograma. Esta visualización clara no solo facilita la comprensión general del proceso, sino que también proporciona información valiosa para la toma de decisiones y la optimización.

En este paso, es crucial considerar el tipo de actividades involucradas en cada punto de decisión. Clasificar las acciones o actividades es una práctica común cuando se busca mejorar un proceso. Seis categorías típicas de actividades son operaciones, transportes, inspecciones, esperas, almacenamientos y actividades de retrabajo o reproceso. Identificar y etiquetar estas actividades permite una comprensión más detallada de cómo se lleva a cabo cada paso y ayuda a destacar áreas específicas que podrían beneficiarse de mejoras.

Este enfoque de clasificación proporciona una capa adicional de información sobre el flujo del proceso y sus puntos clave, facilitando la identificación de oportunidades para aumentar la eficiencia y reducir posibles cuellos de botella. En última instancia, el resaltado de los puntos de decisión enriquece la representación visual del flujograma, permitiendo una interpretación más profunda y una intervención más estratégica en el proceso.

Paso 6: Revisar el flujograma completo.

El sexto paso en la creación de un flujograma implica una revisión exhaustiva de la representación completa del proceso. En esta fase crítica, el objetivo principal es asegurarse de que el diagrama de flujo refleje una secuencia clara y cumpla con el propósito definido en los pasos iniciales. La revisión no solo busca la coherencia interna, sino también la alineación con los objetivos estratégicos y operativos de la organización.

Durante esta revisión, es esencial verificar la secuencia lógica de las actividades y la correcta representación de los puntos de decisión y bifurcación. Se busca confirmar que cada etapa principal y subproceso esté debidamente conectado, creando una narrativa visual que sea comprensible y fiel a la realidad operativa.

En caso de que la revisión revele inconsistencias o áreas ambiguas, se deben identificar faltantes o tareas por desarrollar. Esto implica un análisis detallado para asegurarse de que cada actividad es relevante y necesaria en la secuencia general del proceso. La identificación temprana de posibles deficiencias permite realizar ajustes antes de la implementación, ahorrando tiempo y recursos.

La revisión del flujograma no solo sirve como un control en la gestión del calidad, sino que también proporciona una oportunidad para evaluar la eficacia del diagrama en la comunicación de procesos complejos. La claridad y la coherencia son clave para que el flujograma sea una herramienta efectiva para todos los niveles de la organización.

Al completar este paso, se garantiza que el flujograma no solo sea un reflejo preciso del proceso, sino también una herramienta funcional y estratégica que contribuye a la comprensión, optimización y toma de decisiones en el ámbito operativo.

Paso 7:Usar el diagrama para cumplir el objetivo planteado.

El séptimo y último paso del proceso de creación del flujograma implica la aplicación efectiva del diagrama para alcanzar el objetivo inicialmente establecido. Una vez que se ha completado y revisado el flujograma, es crucial utilizarlo como una herramienta dinámica y estratégica para abordar los desafíos y oportunidades identificados en el proceso.

En esta fase, se evalúa la eficacia del flujograma en el contexto de los objetivos definidos en el Paso 1. Se busca determinar si el diagrama proporciona la información necesaria, si es comprensible para los usuarios previstos y si cumple con su propósito principal. En caso de que el flujograma no sea suficiente para alcanzar los objetivos, es imperativo reflexionar sobre las posibles soluciones.

La primera consideración es determinar si la falta de eficacia se debe a la necesidad de incluir más detalles en el flujograma. En este caso, se podría explorar la posibilidad de agregar capas adicionales de información, detallando aún más las actividades, los puntos de decisión o las relaciones entre diferentes elementos del proceso.

Sin embargo, si el flujograma sigue sin cumplir con el objetivo deseado, es esencial considerar la posibilidad de recurrir a otras metodologías o herramientas complementarias. Dependiendo de la naturaleza específica del problema o del proceso, podrían ser necesarios enfoques adicionales, como análisis de datos, entrevistas más detalladas con los stakeholders o la implementación de otras técnicas de mejora de procesos.

La flexibilidad para adaptarse a las necesidades cambiantes y la disposición para ajustar el enfoque son aspectos clave en esta etapa. La revisión y la adaptación continua del flujograma en función de los resultados obtenidos reflejan una aproximación dinámica y orientada a resultados en la gestión de procesos.

Conclusiones

En conclusión, el diseño de un flujograma para un proceso operativo en cualquier industria emerge como una herramienta indispensable para la comprensión, optimización y gestión eficiente de las operaciones. Este proceso estructurado, que abarca siete pasos clave, comienza con la definición clara de los objetivos del flujograma. Establecer metas específicas orienta todo el proceso, desde la identificación de las etapas principales hasta la profundización en el nivel de detalle requerido.

La visita al terreno y la revisión de documentos actuales son fundamentales para construir una representación fiel de la realidad operativa. El siguiente paso implica resaltar los puntos de decisión, proporcionando una visión clara de las bifurcaciones y opciones en el proceso. La clasificación de actividades según categorías específicas agrega una capa adicional de comprensión, permitiendo una evaluación más detallada.

La revisión minuciosa del flujograma garantiza la coherencia interna y la alineación con los objetivos estratégicos. Identificar posibles faltantes o tareas por desarrollar facilita ajustes antes de la implementación, ahorrando tiempo y recursos.

Finalmente, el verdadero valor del flujograma radica en su aplicación práctica para cumplir con los objetivos planteados. Evaluar su eficacia, adaptar el enfoque según sea necesario y considerar otras metodologías cuando sea pertinente son aspectos clave de este último paso.