Flujograma de procesos: qué es, cómo se hace y ejemplos en industrias

El flujograma es una representación gráfica de la secuencias de los pasos o actividades de un proceso operativo. En esta se incluyen todos los tipos de actividades incluyendo inspecciones y retrabajos. Esta herramienta también es conocida como flujograma de procesos, diagrama de flujo de proceso, o simplemente diagrama de flujo.

Por medio de esta herramienta es posible ver en qué consiste el proceso y cómo se relacionan las diferentes actividades. Asimismo, es de utilidad para analizar y mejorar el proceso en cualquiera de sus dimensiones operativas.

El primer tipo de diagrama de flujo de proceso se debe a Frederick W. Taylor, quien propuso una serie de parámetros de análisis que luego fueron retomados por los esposos Gilbreth y adoptados de manera universal. La técnica de descomposición y diagramación consiste pues en desarrollar paso a paso el proceso.

A continuación se muestra un ejemplo sencillo de un flujograma de procesos. En este diagrama de flujo se observan los dos símbolos más usados para su construcción. Por un lado el rectángulo que significa una actividad o tarea del proceso. Y por el otro el rombo que distingue los puntos de verificación o decisión. En este caso la respuesta a la pregunta determina el camino a seguir del flujograma de proceso.

Principales ventajas de utilizar flujogramas para analizar las operaciones.

1. Es una representación visual de la secuencia de etapas de un proceso. Por lo cual es fácil identificar aspectos propios del mismo sin necesidad de manejar un lenguaje técnico o especializado.

2. Permite ver claramente las frecuencias y las relaciones entre etapas, así como los departamentos involucrados en el flujo del proceso.
   
3. Ayuda a explicar el flujo de proceso y permite muchas intervenciones de diversas áreas de la organización.
   
4. Es una herramienta clave en la identificación de problemas del proceso y en su flujo, como desconexiones en entradas, salidas, flujos, ejecuciones.
   
5. Es útil para detectar y determinar dónde es importante y conveniente recoger datos del flujo del proceso (captura de datos).
   
6. Ayuda a detectar los elementos y aspectos que pueden influir en el rendimiento del proceso. Por ejemplo identificar las actividades que le resten valor al proceso.
   
7. Es una herramienta que permite y ayuda a mantener y estandarizar el proceso.

Los principales componentes de un flujograma

Los diagramas de flujo tienen una serie de símbolos que permiten su construcción, de forma general los podemos resumirlos de esta manera:

Flecha: indica el sentido y trayectoria del proceso de información o tarea.
Rectángulo: se usa para representar un evento o proceso determinado. Este es controlado dentro del diagrama de flujo en que se encuentra. Es el símbolo más comúnmente utilizado. Se usa para representar un evento que ocurre en forma automática y
del cual por lo general se sigue una secuencia determinada.
Rombo: se utiliza para representar una condición. Normalmente el flujo de información entra por arriba y sale por un lado si la condición se cumple. también puede ocurrir que sale por el lado opuesto si la condición no se cumple. El rombo además especifica que hay una bifurcación.
Círculo: representa un punto de conexión entre procesos. Se utiliza cuando es necesario dividir un diagrama de flujo en varias partes; por ejemplo, por razones de espacio o simplicidad. Debe darse en su interior una referencia para distinguirlo de otros. La mayoría de las veces se utilizan números en los mismos.

Componentes realización de un flujograma de proceso operativo.

Si bien en el punto anterior detallamos los componentes básicos, a continuación se detallan aquellos necesarios para realizar un diagrama de flujo de un proceso operativos. Por ejemplo para la fabricación de un producto como para la prestación de un servicio.

Si bien esta definición es bastante específico para las operaciones, esto no quiere decir que sean los únicos. Existen varios otros tipos de símbolos que se utiliza en casos especiales y con otros tipos de objetivos. Como en la industria del proceso continuo incluir válvulas, bombas, turbinas. O también en los procesos de TI incluir tipos de usuarios, interfaces, bases de dato.

Descripción de los principales símbolos de componentes de un flujograma de proceso operativo.

Ejemplo de flujograma aplicado en la industria

Fuente de la imagen: Celina Alvear Sevilla. Calidad total II México: Limusa, 1998. Adaptación de Óscar Galindo y Andrés Villegas Cortés.

Cómo hacer un flujograma de proceso operativo en 7 pasos

Para hacer un diagrama de flujo de procesos operativos es recomendable seguir de manera metodológica los siguientes 7 pasos:

Paso 1: Definir el objetivo del flujograma

En primer lugar es fundamental establecer claramente, por escrito, el objetivo que se busca alcanzar con el diagrama de flujo a construir. Esto nos ayudará a definir el proceso sobre el que se hará el flujograma y el nivel de detalle que se requiere.
Algunas razones típicas para hacer estos flujogramas de procesos son:

• Necesidad de documentar el proceso.
• Alcanzar a tener una idea general de cómo se ejecuta la operación en el sistema productivo.
• Tener información resumida para resolver problemas de calidad o productividad.

En general entre más específico sea el objetivo del flujograma, mayor detalle se requerirá. Por ejemplo cuando se quiere entender mejor el proceso y eliminar ineficiencias, es usual clasificar las acciones o actividades en un cursograma analítico.

Paso 2: Delimitar el proceso bajo estudio en el diagrama de flujo.

Tal como remarcamos en nuestro articulo de procesos operativos, un proceso es parte de un sistema. En consecuencia, una tarea importante a la hora de armar un flujograma es delimitar las etapas o pasos fundamentales. Para esto será necesario expresar por escrito cuál es el proceso, dónde inicia, dónde termina y las grandes variantes que se incluirán en el flujograma.

Por ejemplo, supongamos que se quiere analizar el proceso de aprobación de órdenes de compra en una empresa. El objetivo principal es reducir el tiempo de ciclo de este proceso. En la delimitación será necesario establecer en qué momento y cómo ingresa una orden de compra para ser aprobada. También cuándo se considera que está aprobada. Otras variantes que se pueden incluir pueden ser datos como el monto de la orden y el tipo de proveedores.

Paso 3: Hacer un esquema general del flujo del proceso.

Para cumplir con esta actividad es necesario identificar las etapas o grupos de acciones más relevantes que constituyen el proceso bajo estudio, junto con la secuencia en la que se realizan. Aquí se puede recurrir a documentos actuales del proceso (si es que existen) y a la revisión de lo que realmente se hace en el proceso (ir al terreno a verlo y palparlo).

Paso 4: Profundizar en el nivel de detalle requerido.

Esto debe hacerse hasta lograr incluir lo que se requiere de las actividades que constituyen cada etapa principal del flujograma. Como hemos dicho anteriormente, este nivel de detalle dependerá de la finalidad del diagrama de flujo y la misma debe ser obligatoriamente definida en el paso 1.

Paso 5: Resaltar los puntos de decisión o bifurcación.

También vale aclarar que, de ser necesario se debe identificar el tipo de actividades involucradas. Cuando se quiere mejorar un proceso es usual clasificar las acciones o actividades en seis categorías: operaciones, transportes, inspecciones, esperas, almacenamientos y actividades de retrabajo o reproceso.

Paso 6: Revisar el flujograma completo.

Aquí debemos comprobar que el diagrama de flujo del proceso tiene una secuencia clara y que ayuda a cumplir con el objetivo buscado. Por el contrario si no se logra, se debe identificar faltantes o tareas por desarrollar.

Paso 7:Usar el diagrama para cumplir el objetivo planteado.

Si el flujograma no es suficiente para cumplir con el objetivo buscado, es conveniente verificar si lo que falta es incluir otros detalles o bien si es necesario recurrir a otra metodología.