Mejora Continua Kaizen 🔁 Definiciones y características
¿Qué es la mejora continua kaizen?
Además de ser una de las principales herramientas del lean manufacturing, el método de mejora continua kaizen es una antigua filosofía basada en una afirmación muy potente. ¿Y qué significa esto?, significa que si queremos generar cambios sustentables en el tiempo, debemos enfocarnos en lograr cambios radicales en el corto plazo.
Mejor aún, pensemos en hacer pequeñas mejoras todos los días, y estas nos conducirán al gran objetivo que buscamos.
La mejora continua Kaizen se rige en el principio de que una serie de eventos pequeños de mejora continua es mejor y más efectiva que un solo cambio grande. Parece algo simple y obvio, pero esconde una ventaja muy poderosa. Esto nos impulsa a sobrepasar nuestra respuesta natural al miedo y, así, poner fin a nuestros impulsos de procrastinar, algo que sucede mucho a la hora de tener que eliminar aquellas actividades que no agregan valor.
Sentirnos abrumados por la necesidad de generar grandes cambios, no es un gran problema si podemos realizar acciones pequeñas. Éstas llevadas a cabo de manera continua en el tiempo se convierten en hábitos y generan resultados permanentes.
La Mejora Continua no es un eslogan; es una filosofía, un estilo de vida. Implica no conformarse nunca, siempre buscar superarse.
Si bien la Mejora Continua Kaizen es una filosofía, existen herramientas que nos ayudan a estructurar nuestra forma de trabajo. De esta manera podremos orientar las actividades hacia estas prácticas de gestión. Sobre todo la más poderosa es el PDCA.
¿Qué es el PDCA y por qué es una forma planificada de mejora continua Kaizen?
El Ciclo PDCA también se conoce como círculo de Deming y es la herramienta más usada para implementar sistemas de Mejora Continua en las organizaciones y sistemas productivos. Su potencia radica en la auto-evaluación permanente en el tiempo. De esta manera se logra entender los puntos fuertes que hay que mantener y remarca las áreas en las que es necesario mejorar. Para aclarar, las siglas PDCA refieren a las palabras inglesas “Plan”, “Do”, “Check”, “Act” que en español significan “Planificar”, “Ejecutar”, “Verificar” y “Actuar”. Es Decir, El PDCA está compuesto por cuatro etapas cíclicas. El concepto se basa en que, una vez acabada la etapa final, se debe volver a la primera y repetir el ciclo. Por lo tanto, las actividades son revaluadas periódicamente para incorporar nuevas mejoras.
¿Cuáles son las etapas de la mejora continua?
Como se mencionó anteriormente, el ciclo está compuesto por cuatro etapas. Así y de forma estructurada, nos guiarán en la aplicación del método más eficiente para implementar la Mejora Continua. Además, se puede aplicar a cualquier tipo de organización. Estas etapas se describen a continuación.
Planificar
Consiste en entender el problema/oportunidad, desglosarlo y definir los objetivos. Además, debe definirse su correspondiente método para llevarlos a cabo. También en esta etapa es importante incluir un análisis de causa raíz. En definitiva, de esta manera nos aseguramos que los objetivos estarán bien enfocados.
Ciertamente, aquí es muy necesario contar con un equipo de trabajo multidisciplinario. Sobre todo para poder analizarlo de forma integral. Así podremos minimizar el sesgo natural de cuando pensamos de antemano que conocemos la raíz de una problemática.
Ejecutar
Implica efectivamente llevar a cabo el plan definido y además es muy importante que la ejecución se lleve a cabo de forma organizada. Lo más relevante aquí es seguir la planificación definiendo responsables y fechas límite.
Verificar
Significa revisar si los resultados se condicen con lo esperado según la planificación. Si no se ha conseguido solucionar el problema, se deberá re-planificar el proceso.
Esta etapa suele dejarse de lado cuando se tiene “la impresión” de que el problema fue resuelto. Sin embargo, es de vital importancia asegurarnos que los resultados se alcanzaron. De lo contrario, podemos darnos cuenta demasiado tarde.
Actuar e implicarse en el cambio
Una vez que nos aseguramos que los resultados previstos fueron correctamente alcanzados, debemos dejar formalmente asentada la mejora. En lo posible, multiplicarla de forma transversal a las demás áreas donde puedan ser implementadas.
Al igual que la etapa anterior, esta parte del proceso suele olvidarse y es la de mayor importancia. Esto es debido a que será la etapa que nos garantice que la rueda nunca deje de girar. Siempre se puede mejorar y, para asegurarnos el éxito, es imprescindible nunca dejar de hacerlo.
¿Cómo se aplica el método Kaizen?
El Kaizen, que significa «cambio bueno» en japonés, se basa en la idea de que las mejoras continuas y pequeños cambios constantes son más efectivos y sostenibles que grandes revoluciones. Para aplicar el método Kaizen, debemos seguir algunos principios clave:
- Participación de todos: Todos los miembros de la organización, desde los empleados de nivel de entrada hasta la alta dirección, deben involucrarse en el proceso de mejora continua. La experiencia y la perspectiva de cada empleado son valiosas para identificar oportunidades de mejora.
- Enfoque en procesos: El Kaizen se enfoca en mejorar los procesos en lugar de señalar culpas. Se busca identificar ineficiencias, cuellos de botella y áreas de mejora en los procesos existentes.
¿Cuáles son los dos pilares del Kaizen?
El Kaizen se sustenta en dos pilares fundamentales:
- Kaizen continuo: Esto implica la implementación constante de pequeñas mejoras en los procesos. Se anima a los empleados a identificar y resolver problemas a medida que surgen, lo que conduce a una mejora gradual y constante.
- Kakushin (mejora radical): Si bien la mejora continua es esencial, a veces es necesario realizar cambios más significativos. La mejora radical se produce cuando se aplican soluciones innovadoras y se rediseñan por completo los procesos para lograr mejoras sustanciales.
¿Cómo hacer un proyecto Kaizen?
Para llevar a cabo un proyecto Kaizen, es importante seguir un proceso estructurado:
- Selección del proyecto: Identifica un área o proceso que necesite mejora. Esto podría basarse en indicadores de rendimiento, retroalimentación de los empleados o comentarios de los clientes.
- Forma un equipo Kaizen: Reúne a un equipo interdisciplinario que incluya a miembros con conocimientos del proceso y aportes variados.
- Análisis del proceso: Examina el proceso actual para identificar áreas de mejora y cuellos de botella.
- Genera ideas de mejora: Anima al equipo a proponer soluciones y mejoras. Utiliza técnicas como el análisis causa-efecto, lluvia de ideas y el diagrama de flujo de procesos.
- Implementación y seguimiento: Lleva a cabo las mejoras propuestas y realiza un seguimiento constante para evaluar su efectividad.
¿Cuáles son las herramientas para la mejora continua?
Existen numerosas herramientas y técnicas que respaldan el proceso de mejora continua, incluyendo:
- Diagrama de Ishikawa: También conocido como diagrama de espina de pescado o diagrama de causa y efecto, ayuda a identificar las posibles causas de un problema y sus efectos.
- 5S: Se refiere a cinco principios clave: clasificar, ordenar, limpiar, estandarizar y sostener. Ayuda a organizar el lugar de trabajo y eliminar el desperdicio.
- Kanban: Un sistema de gestión visual que ayuda a controlar y mejorar el flujo de trabajo.
- Poka-Yoke: Significa «a prueba de errores» y se refiere a diseñar sistemas o procesos de manera que los errores sean difíciles de cometer.
Ejemplos de Kaizen
A modo de ejemplo, aquí hay algunas situaciones en las que el método Kaizen ha demostrado ser efectivo:
- Reducción del tiempo de ciclo de producción: Mediante la identificación y eliminación de ineficiencias en el proceso de fabricación, una empresa pudo reducir su tiempo de ciclo de producción en un 20%.
- Mejora del servicio al cliente: Al involucrar a los empleados de atención al cliente en el proceso de mejora continua, una empresa logró reducir significativamente el tiempo de respuesta a las consultas de los clientes.
- Optimización del inventario: Utilizando técnicas Kaizen, una organización logró reducir los niveles de inventario sin afectar la disponibilidad de productos, lo que resultó en un ahorro significativo de costos.
En resumen, el método Kaizen es una poderosa herramienta para lograr la mejora continua en las organizaciones. Al centrarse en la participación de todos, la mejora gradual y el enfoque en los procesos, las empresas pueden alcanzar un mayor nivel de eficiencia y calidad en sus operaciones. Con las herramientas adecuadas y un enfoque estructurado, el Kaizen se convierte en una filosofía que impulsa la innovación constante y el crecimiento sostenible.
Ejemplos de aplicación de mejora continua kaizen en Distintos Rubros
A continuación te dejamos una lista de ejemplos y casos de aplicación de kaizen para mejorar aspectos críticos de algunas industrias de productos y servicios.
Mejora en el control la sobreproducción de artículos con Kaizen
Identificar y eliminar tiempos de espera
Técnicas de mejora continua kaizen para Eliminar el sobreprocesamiento
Uso del sobrestock de manera estratégica
Evitar errores y defectos en productos y servicios
Identificar y evitar transportes innecesarios
Identificar y eliminar movimientos innecesarios
