Procesos operativos – Definiciones, conceptos e integración Corporativa
A continuación en este artículo explicaremos qué son los procesos operativos. Asimismo, desarrollaremos también otros temas adicionales relacionados. Principalmente estos se asocian al diseño, la estrategia, la ejecución y la mejora continua en las operaciones.
Además, veremos algunos ejemplos y abordaremos cómo integrar los procesos dentro de las organizaciones y realizar una correcta gestión de los mismos. Esto último nos ayudará a identificar aquellas actividades que no agregan valor y eliminarlas.
¿Cuáles son los procesos operativos?
En primer lugar podemos pensar los procesos operativos como los pasos y actividades que una organización realiza. En cierto modo lo que se busca es llevar a cabo sus tareas operativas de manera eficiente y cumplir con sus objetivos establecidos.
Estos procesos varían según la industria y la empresa, pero suelen incluir la planificación, la adquisición de recursos, la producción, la distribución, la gestión de calidad y el servicio al cliente.
Sin duda optimizar los procesos operativos es fundamental para mejorar la productividad, reducir costos y garantizar la satisfacción del cliente. Las empresas a menudo emplean herramientas como la gestión de la cadena de suministro y la automatización para perfeccionar sus procesos operativos y mantenerse competitivas en el mercado.
A la hora de definir procesos operativos, se contemplan tanto a procedimientos, clientes, procesos y otros elementos asociados a la estrategia operativa. Estas actividades toman las entradas (insumos y recursos) para luego entregar un resultado previsto (producto o servicio).
Dentro de las organizaciones y sus sistemas productivos, podemos identificar una gran variedad de procesos, los cuales interactúan entre sí dentro del día a día de las operaciones.
La relación entre ellos se termina dando de una u otra manera. De cierto modo, el resultado final de algunos procesos termina siendo la entrada de otros procesos y así sucesivamente.
Los procesos operativos se van encadenando uniendo el flujo de valor desde el pedido del cliente, hasta el despacho del producto o servicio. Dentro de este enlazamiento de procesos compuestos por actividades, algunas de ellas agregan valor, y otras no.
¿Qué herramientas existen para diseñar y representar procesos operativos?
Podemos enumerar 2 grandes herramientas que sirven para diseñar y representar procesos: el diagrama de flujo de proceso y el diagrama de Gantt. Esto nos puede ayudar de muchas maneras. Ya sea para aclarar nuestras ideas y tener en claro cómo se desarrolla un proceso. O también para comunicar a equipos de trabajo cómo se está operando.
Flujograma o diagramas de flujo de procesos operativos
Esta herramienta es útil para graficar el flujo de procesos operativos. Consta de una serie de símbolos que sirve para representar distintos tipos de eventos. Estos pueden estar asociados a esperas, procesos, controles, almacenamiento, entre otros. Todos ellos están unidos por flechas que representan el sentido de circulación de materiales e información.
En los diagramas de flujo el nivel de detalle al que queramos llegar va a depender de la finalidad o el objetivo por el cual esté generando el gráfico. Podemos hacer diagramas genéricos. Es decir, de alto nivel y con poca información detallada. En otras palabras, a modo de vista general, overview.
Por otro lado, también se pueden llegar a versiones super detallados, con imágenes e indicadores.
Diagramas de Gantt para procesos operativos
Si bien esta herramienta se utiliza para la gestión de proyectos, también sirve para exponer visualmente el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades operativas a realizar. Estas se pueden detallar en un período de tiempo determinado como días, semanas u horas. Con esto lo que buscaremos es mejorar la visibilidad de los programas de producción.
Dentro de los componentes del diagrama de gantt, contamos con el eje vertical que representan las actividades a realizar y el horizontal el calendario de la duración de las tareas.
Dentro de sus principales ventajas, nos permite analizar rápidamente plazos y carga de trabajo sobre los diferentes recursos. Por contraparte, no suelen explicitar las relaciones de dependencia entre actividades (no se indican predecesoras/sucesoras).
Por lo tanto, es una herramienta complementaria (pero no sustituta) de los diagramas de flujo, que nos ayudará a entender mejor los procesos a analizar.
Cómo analizar procesos operativos. Aplicación de Herramientas.
Ejemplos de procesos operativos
Proceso operativo de Servicio
En este ejemplo vemos el proceso de apertura de una cuenta para un cliente de una entidad bancaría. Esta describe los pasos sucesivos y los distintos caminos a la hora de realizar el proceso. Tanto es así que la forma de cada componente del proceso es un tipo de actividad en sí que está detallada en la simbología.
Proceso Operativo de Manufactura
Utilizando la misma simbología vista anteriormente, podemos ver un ejemplo de fabricación de galletas. En este caso, se suma como dato al diagrama los tiempos de flujo de cada proceso y el tamaño de los lotes.
Cómo diseñar el mapa de procesos operativos de una compañía
Los mapas de procesos son una representación gráfica genérica de cómo interactúan entre sí desde que se conoce el requisito del cliente hasta que se logra su satisfacción. Entre estos dos puntos, existe una serie de procesos mutuamente relacionados que hace las cosas posibles.
Clasificación de los procesos de una organización
Si bien los procesos dentro de una empresa son variados, podemos clasificarlos en 3 grandes categorías:
- Procesos estratégicos: definidos así por el comité directivo. Un mismo proceso puede ser estratégico para algunas empresas, pero no para otras. Por ejemplo, la atención al cliente o la investigación y desarrollo. Por otro lado, también existen otros procesos que circunstancialmente puede ser estratégico sin importar el tipo de industria, por como ejemplo los procesos asociados a la tecnología.
- Procesos operativos (claves): son los procesos de los que venimos hablando y que son el corazón de la empresa. Son aquellos procesos que hacen realidad el producto o servicio.
- Procesos de soporte: son los que brindan soporte interno, por lo general sus clientes son internos y difícilmente interactúan con el cliente final.
Ejemplo de un mapa de procesos
A continuación vemos un ejemplo de un mapa de procesos de una empresa manufacturera. Podemos ver que en este caso algunos de los procesos estratégicos podrían ser procesos de soporte en otros tipos de industrias y viceversa.
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