Cómo hacer un flujograma de proceso operativo en 7 pasos
trabajadores construyendo un diagrama de flujo de proceso operativo
Si estás buscando aprender como hacer un flujograma desde cero, este es el lugar indicado. Si estas buscando información general sobre qué es un flujograma y para que se usa, te recomiendo que leas este artículo sobre flujogramas.
Para hacer un diagrama de flujo de procesos operativos es recomendable seguir de manera metodológica los siguientes 7 pasos:
Paso 1 de cómo hacer un flujograma: Definir el objetivo del flujograma
En el inicio de la creación de un flujograma, el primer paso es la definición clara del objetivo que se persigue con la construcción de este diagrama de flujo. Este paso, que debe ser plasmado de manera escrita, sirve como piedra angular para delinear el proceso que se representará y determinar el nivel de detalle necesario.
La importancia de este proceso inicial radica en su capacidad para proporcionar dirección y propósito al proyecto del flujograma. Identificar el objetivo específico ayuda a enfocar los esfuerzos hacia la obtención de información relevante y asegura que el resultado final sea efectivo en la consecución de metas específicas.
Existen diversas razones que impulsan la creación de flujogramas de procesos, y estas motivaciones desempeñan un papel crucial en la determinación del objetivo. Algunas razones típicas incluyen la necesidad de documentar exhaustivamente un proceso, obtener una visión general del funcionamiento en el sistema productivo o recopilar información condensada para abordar problemas de calidad o productividad.
Paso 2 de cómo hacer un flujograma: Delimitar el proceso bajo estudio en el diagrama de flujo.
Tal como remarcamos en nuestro artículo de procesos operativos, un proceso es parte de un sistema. En consecuencia, una tarea importante a la hora de armar un flujograma es delimitar las etapas o pasos fundamentales. Para esto será necesario expresar por escrito cuál es el proceso, dónde inicia, dónde termina y las grandes variantes que se incluirán en el flujograma.
Por ejemplo, supongamos que se quiere analizar el proceso de aprobación de órdenes de compra en una empresa. El objetivo principal es reducir el tiempo de ciclo de este proceso. En la delimitación será necesario establecer en qué momento y cómo ingresa una orden de compra para ser aprobada. También cuándo se considera que está aprobada. Otras variantes que se pueden incluir pueden ser datos como el monto de la orden y el tipo de proveedores.
Paso 3: Hacer un esquema general del flujo del proceso.
La confección de un esquema general del flujo del proceso, como parte integral del desarrollo de un flujograma, constituye un paso crucial para capturar la esencia y la dinámica de las operaciones. Para llevar a cabo esta actividad de manera efectiva, es imperativo identificar las etapas o grupos de acción más relevantes que componen el proceso bajo estudio, así como la secuencia precisa en la que se desarrollan.
En esta fase, el acceso a documentos actuales del proceso, si están disponibles, proporciona una perspectiva estructurada y teórica de las etapas planificadas. Sin embargo, para obtener una visión completa y precisa, es esencial complementar esta revisión documental con una inmersión práctica en el terreno. La realidad operativa puede desviarse en ocasiones de lo que está documentado, y la observación directa ofrece una perspectiva invaluable.
La visita al lugar de acción, verificando y palpando cada fase del proceso, permite captar detalles que podrían pasar desapercibidos en la documentación formal. Esta experiencia en el terreno no solo valida la información obtenida de los documentos, sino que también revela matices y realidades operativas cruciales para el diseño del esquema general del flujo.
Paso 4: Profundizar en el nivel de detalle requerido.
Luego de establecer el esquema general del flujo del proceso, el paso siguiente es adentrarse en el nivel de detalle necesario para cumplir con los objetivos definidos en el Paso 1. Este paso crítico implica la descomposición de cada etapa principal del flujograma, asegurando la inclusión de todos los elementos relevantes para comprender y representar adecuadamente las actividades que conforman cada fase.
La profundización en el nivel de detalle es esencial para la precisión y utilidad del flujograma. Para llevar a cabo esta tarea, es fundamental referirse a la finalidad específica del diagrama de flujo. Esta se define en el paso 1. Dependiendo de esta finalidad, el nivel de detalle requerido puede variar significativamente.
Si el propósito del flujograma es proporcionar una visión general del proceso, el detalle podría centrarse en las acciones principales sin adentrarse demasiado en subprocesos o pasos internos. Por otro lado, si la finalidad es identificar ineficiencias o problemas específicos, se debe profundizar hasta el nivel necesario para abordar y resolver dichos problemas.
Paso 5: Resaltar los puntos de decisión o bifurcación.
En el quinto paso del proceso de creación de un flujograma, la atención se centra en resaltar los puntos de decisión o bifurcación en el flujo del proceso. Estos puntos críticos representan momentos clave donde las acciones adoptan diferentes caminos o direcciones, influyendo significativamente en la secuencia general del proceso.
La identificación y resaltado de estos puntos de decisión son esenciales para comprender las ramificaciones y opciones disponibles en cada etapa del flujograma. Esta visualización clara no solo facilita la comprensión general del proceso, sino que también proporciona información valiosa para la toma de decisiones y la optimización.
En este paso, es crucial considerar el tipo de actividades involucradas en cada punto de decisión. Clasificar las acciones o actividades es una práctica común cuando se busca mejorar un proceso. Seis categorías típicas de actividades son operaciones, transportes, inspecciones, esperas, almacenamientos y actividades de retrabajo o reproceso. Identificar y etiquetar estas actividades permite una comprensión más detallada de cómo se lleva a cabo cada paso y ayuda a destacar áreas específicas que podrían beneficiarse de mejoras.
Paso 6: Revisar el flujograma completo.
El sexto paso en la creación de un flujograma implica una revisión exhaustiva de la representación completa del proceso. En esta fase crítica, el objetivo principal es asegurarse de que el diagrama de flujo refleje una secuencia clara y cumpla con el propósito definido en los pasos iniciales. La revisión no solo busca la coherencia interna, sino también la alineación con los objetivos estratégicos y operativos de la organización.
Durante esta revisión, es esencial verificar la secuencia lógica de las actividades y la correcta representación de los puntos de decisión y bifurcación. Se busca confirmar que cada etapa principal y subproceso esté debidamente conectado, creando una narrativa visual que sea comprensible y fiel a la realidad operativa.
En caso de que la revisión revele inconsistencias o áreas ambiguas, se deben identificar faltantes o tareas por desarrollar. Esto implica un análisis detallado para asegurarse de que cada actividad es relevante y necesaria en la secuencia general del proceso. La identificación temprana de posibles deficiencias permite realizar ajustes antes de la implementación, ahorrando tiempo y recursos.
Paso 7:Usar el diagrama para cumplir el objetivo planteado.
El séptimo y último paso del proceso de creación del flujograma (en este link podrás encontrar plantillas gratis) implica la aplicación efectiva del diagrama para alcanzar el objetivo inicialmente establecido. Una vez que se ha completado y revisado el flujograma, es crucial utilizarlo como una herramienta dinámica y estratégica para abordar los desafíos y oportunidades identificados en el proceso.
En esta fase, se evalúa la eficacia del flujograma en el contexto de los objetivos definidos en el Paso 1. Aquí buscamos determinar si el diagrama proporciona la información necesaria. Ademas se verifica si es comprensible para los usuarios previstos y si cumple con su propósito principal. En caso de que el flujograma no sea suficiente para alcanzar los objetivos, es imperativo reflexionar sobre las posibles soluciones.
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